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“首届国际低碳城论坛”论坛同传服务项目

项目背景:

“首届国际低碳城论坛”由国家发改委、住房和城乡建设部以及深圳市政府联合举办,在为期两天的日程里,来自10多个国家的低碳产业和低碳城市建设专家们将汇聚一堂,交流国内外低碳领域最新进展,共谋低碳发展的新机制,探索新型城镇化背景下的低碳发展新路。长远来说,对深圳城市发展、经济发展和社会发展都有深远的影响。

 

项目要求:

国际低碳论坛首届会议由深圳承办,深圳市政府高度重视,低碳城的建设也创造了“低碳城速度”,丰富了“深圳速度”的新内涵,诠释了“深圳质量”理念。该会议的重要意义决定了项目的高规格、高要求:

  1. 参会人员有发改委、信建部和深圳市政府、龙岗区政府、各国知名企业的领导和专家,对于语言交流的准确性要求很高;
  2. 由于此同传项目的会议议程安排较为复杂,所涉及译员人数有14人之多,做好译员安排以满足客户需求是本项目成功的关键。
  3. 会议会场有两个,位于龙岗高桥高发区的低碳城的主会场和龙岗中海圣庭苑的分会场,项目进行时两边会场要及时跟进译员到位及保障项目的顺利进行。

 

项目情况:

我们在6月4日下午接到客户咨询后,马上赶到客户公司面谈要求和细节,当日晚上就将具体方案提交给客户。6月7日经过与客户商务协商后,于当日提交合同模版。因为会议日程的变化,会议方案数次发生修改,我们仍是当日将最新的会议方案提交给客户,及时地配合了客户的会议组织工作。

会议开始的前两天,为保证会议项目的顺利举行,我司工作人员也需要提前去到现场,对译员的工作环境和设备进行评估和测试,并提出意见给组织方参考和整理。随后,还需要将相应会议资料发送给译员提前学习,以更好的熟悉背景资料和嘉宾发言。

会议开始当天,为保证译员准时到达现场,我司工作人员早上六点到达酒店,将译员提前送到会场做好准备。由于会场较多且时间紧凑,我司特地安排数位人员现场协调译员在各个会场之间的转换工作。

第二天的会议,有多达7个会议同时举行,在协调各会场译员的工作同时,根据客户反馈不同译员特点,需临时调动之前已安排好的负责各会场的译员,我司及时和译员沟通,安排各译员在会场之间的调动。

 

项目总结:

经过十来天的紧张筹备和两天的细致运作,国际低碳论坛的口译项目取得了圆满的成功,在这次会议中,我们认为:

  • 良好的沟通是保障项目进行的基础:从与客户在会议前的商务与细节磋商,到会议中的进展情况、临时调整,到与译员的工作分配、协调,全程的会议保障都围绕着大量、充份的沟通工作;
  • 丰富的行业经验使我们可以在项目的前、中、后期注意到大量的细节问题,而这些细节的处理是我们操作项目得以成功的润滑剂,也是一个项目得以流畅进行必不可少的关键环节。例如,在我们得知主会场是建设在相对偏僻的开发区时,我们将详细的地图及全程路线都发给译员,使自驾前来的译员能得到正确指引,准时到达现场。
  • 临场风险预估能力是项目人员必不可少的执行能力,在事情发生之前要预估有可能发生的意外情况,或有突发情况发生时,能沉着冷静第一时间寻找解决问题的办法或寻求主办方的协助,是保证会议顺利进行的重要因素。例如,在会议之前我们担心这么多译员到时如有变化或突发情况,建议主办方增加一至两名译员作为后备,在后来的实际会议进行时,因外宾的需要,临时增加一张交传会议,后备译员起到了很好的补充作用。

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